4 principais funções administrativas de uma empresa

Entender as 4 principais funções administrativas de uma empresa é a chave para manter tudo funcionando da melhor maneira possível. Pois é através destas que o seu negócio irá se manter produtivo: planejar organizar dirigir e controlar.

Entretanto, apesar de serem conhecimentos necessários dentro do ambiente corporativo, estes demanda uma certa especialização para que você chegue a ouvir falar deles.

A fim de tornar o caro leitor mais consciente sobre as funções administrativas necessárias para qualquer negócio, apresentaremos, neste artigo, quais são e por que estas são tão importantes.

Entenda as funções administrativas

Apesar de serem somente quatro, as funções administrativas têm um papel e um significado muito mais profundo do que estás realmente aparentam para aqueles que as observam pela primeira vez.

São atividades realizadas comumente dentro de qualquer empresa, e tem um peso tão grande para o funcionamento destas que sequer podemos imaginar o mercado comercial sem estes conceitos.

Apesar de objetivas, estas funções tem o trabalho de manter uma corporação em pleno funcionamento, a fim de estabilizar e consolidar esta dentro do mercado. Somente aplicando as quatro simultaneamente é possível obter os resultados tão almejados.

Um negócio que não aderir a estes conceitos está, simplesmente, fadado à ruína, onde este, muito provavelmente, estará próximo a declarar falência.

Tamanha é a importância destas que as mesmas já são discutidas desde a época da Teoria Clássica da Administração. Criada por Fayol, esta dita muito de como a administração é conduzida mesmo nos dias atuais.

Nos aprofundando nas funções, começaremos por:

Planejar

Planejar envolve estabelecer quais são as metas e os objetivos da empresa, e quais serão os caminhos para alcançar estes. A etapa de planejamento é por onde todo o negócio se inicia.

Afinal de contas, nenhum projeto que vamos realizar ao longo de nossa vida pode ser feito no improviso. É necessário fazer diversas pesquisas e analisar uma boa quantidade de dados para poder, efetivamente, se lançar no mercado.

Sem um planejamento, a sua empresa sequer sobreviverá a um ano de mercado. Se para aqueles que fizeram todo o levantamento de dados e o escopo do seu negócio antes de começarem as suas atividades já é difícil sobreviver a dois anos, imagine o cenário como se encontra para qualquer um que não passe por esta etapa.

Durante a função de planejamento, todos os processos, etapas e ideias serão pensados e discutidos dentro da mesma pela equipe administrativa. Uma vez que as decisões sejam tomadas, então o próximo passo a ser dado será informar a equipe de colaboradores operacionais, tornando-os cientes das mudanças que estarão por vir.

Entretanto, o planejamento não envolve apenas o cenário interno de uma corporação. Este também é aplicado para todas as atividades externas visto que, em grande parte dos casos, os lucros são vindos desta.

Um planejamento não envolve apenas a intuição de um empreendedor. Claro que, por ser visionário, sua capacidade para visualizar situações como um todo enquanto avalia os pequenos detalhes é extremamente valiosa..

Mas para que possa ser criado um administrativo forte e sólido dentro de sua organização, não basta apenas a confiança e ousadia do líder. A equipe deve se sentir engajada a empresa, e estar disposta a fazê-la crescer.

Mesmo que as decisões finais sejam de responsabilidade deste, de nada adianta ser um líder se ninguém te segue, assim comprovando que você é, no máximo, alguém despreparado para atuar na função.

Para poder planejar com eficácia, serão necessário horas de estudo intensivo dos números. Somente assim as melhores decisões poderão ser tomadas, permitindo que a empresa se mantenha nos trilhos.

Organizar

Uma vez que o planejamento tenha sido concluído, então deve-se passar para a próxima etapa, que consiste em realizar a organização das informações e dos processos para se obter os melhores resultados possíveis.

Organizar os recursos de uma empresa não se atém somente a parte financeira. Desde a equipe disponível até os computadores, tudo é um tipo de recurso e está dentro do seu negócio com algum propósito.

Para que possa ser feita uma melhor distribuição do recurso humano presente no local, verifique quais atividades seus funcionários estão realizando e se estas podem ser automatizadas.

Caso possa, isto lhe poupará uma boa quantidade de dinheiro, diminuirá a imprecisão na coleta de informações além de lhe permitir reorganizar a sua equipe, podendo produzir mais do produto que é vendido em menos tempo.

É neste ponto onde encontramos produtividade e eficiência. Estes estão ligados a desempenhar um trabalho no menor tempo possível com a menor taxa de desperdício que conseguir.

Assim, além de garantir uma melhora na velocidade de produção, o dono do negócio também poderá se manter tranquilo durante esta etapa, visto que as medidas tomadas , geralmente, não afetam a qualidade do produto.

Para desempenhar de maneira efetiva esta função, o responsável pelo setor deve portar da organização como um diferencial positivo, visto que tanto o individual quanto o coletivo serão avaliados para que ele possa comandar.

Possuir de uma visão sistema lhe ajudará ainda mais neste ponto. Um bom empreendedor sabe e acredita em cada detalhe durante a produção, mas isto não significa que ele não procure por maneiras de melhorá-la.

Também é necessário dispor de uma quantidade razoável de conhecimento sobre o segmento do mercado. Isto lhe permitirá realizar as vendas de maneira mais fácil, uma vez que você saberá se destacar da concorrência com mais facilidade.

Avalie e localize onde e por qual setor certas etapas do seu negócio estão sendo feitas, procurando por indícios de em quais lugares estas podem vir a ser mais úteis, ocasionando no lucro que se espera.

Dirigir

Esta tem como seu sinônimo a liderança. Saber delegar está longe de ser uma atividade simples e fácil, principalmente para aqueles que vem da base. Tamanha felicidade dura pouco para aqueles que estão dispondo de sua atividades neste cargo, visto que a cobrança é maior sobre seus ombros do que antes.

Um bom líder tem total capacidade de mobilizar as pessoas a fim de cumprirem com a vontade da empresa. E isto não inclui fazer somente a distribuição de tarefas, mas sim , toda e qualquer atividade que estes devam realizar.

E para fazê-los prosseguir em rumo ao crescimento, este deve ser dotado de empatia, para que possa influenciar e motivar a todos aqueles que se encontrem a sua volta de maneira positiva.

Você é responsável por manter o astral da equipe e tornar o ambiente de trabalho mais confortável para a mesma.

Ainda que esta função administrativa pareça simples, ela está longe de ser, principalmente quando comparada as outras três. Tamanha verdade é este fato que, geralmente, os donos de negócios são extremamente eficazes nas outras partes, mas tem pouquíssimo efeito benéfico delegando.

Todos pensam que mandar é uma tarefa simples e que por se tratar de um processo fácil, pode ser facilmente adquirido. Saber utilizar as palavras e sempre dar crédito ao trabalhador serão ferramentas primordiais durante o seu estado como líder.

Para que se possa liderar, será necessário, acima de qualquer outro cargo da empresa, muita inteligência emocional. Assim como está preparado para realizar cobranças, deve estar preparado para ouvir críticas e entender quais são os problemas enfrentados pela equipe.

Estar neste papel ainda faz com que desempenhe uma nova função. Mesmo que todos estejam ocupados com suas próprias atividades, eles irão dispor de tempo para conseguir informações referentes ao interno da empresa.

Principalmente as motivacionais, visto que estas irão lhe permitir aumentar cada vez mais a moral dos colaboradores.

Controle

Uma vez que todas as três etapas acima tenham sido concluídas, está na hora de controlar o andamento e a efetividade de cada tarefa proposta pela sua empresa a estes.

O controle existe para que seja possível traçar padrões de desempenho, medição de produtividade atual, comparar estes fatores e traçar medidas corretivas para melhorar cada vez mais a produção do seu negócio.

Este é o que garante o andamento efetiva dos principais objetivos e metas que a sua empresa tem para alcançar. As medidas corretivas redirecionarão o esforço e o tempo desempenhado em cada função a fim de otimizar todo o operacional.

Para que se possa fazer um controle efetivo do local, é extremamente necessário que você possua de habilidades de análise. Mesmo que seu conhecimento não seja aprofundado, este deve ser grande o suficiente para que você possa traçar estratégias efetivas.

Toda mudança que fazemos dentro de nossas empresas demanda a participação de números. Sem estes, a possibilidade de tomarmos decisões erradas em cenários nada satisfatórios se tornam ainda mais reais.

Quanto maior a quantidade de indicadores técnicos estiverem a sua disposição, melhor serão as condições de avaliação da sua empresa. Quanto mais próximo e condizente com a realidade este for, melhor.

Entretanto, caberá a você, dono do negócio, avaliar de maneira sensata o que os números significam. Por mais que um lucro adicional seja interessante, lembre-se que a sua pessoa jurídica possui de outras necessidades.

Assim, o controle traça medidas para solucionar os problemas apresentados no cotidiano, procurando sempre oferecer as melhores opções para a atual situação daqueles que o realizam.

O equilíbrio entre as funções administrativas

Equilíbrio é necessário em qualquer área que seja da vida. Assim como existem empresas que possuem destas quatro funções, mas seu líder não possui perfil para liderar, existem grandes líderes pelo mundo afora que sabem cativar, mas não entendem nada do administrativo.

Por não possuírem da prática, podem acabar por tomar decisões equivocadas. Problema este que pode afetar seriamente a empresa, visto que em todas existem diversos cenários de riscos.

Não adianta em nada ser genial em um ponto e péssimo em outro. Uma empresa, para ser bem gerida, exige que você possua de ambas qualidades. Ou que, pelo menos, tenha alguma noção do que se trata.

Portanto, para qualquer empreendedor do mercado, é extremamente importante saber trabalhar todas as capacidades para dar a sua corporação a estabilidade que ela precisa e que você tanto visa alcançar.

Lembre-se também de que ao iniciar um novo negócio, pode ser interessante trazer um sócio ou investidor para a sua organização. Este pode lhe auxiliar nas tarefas complementando-as em relação a aquilo que é desconhecido pelo dono.

Apesar desta possibilidade ser interessante, por orgulho, muitos acabam descartando. Grande parte dos empresários brasileiros não entendem que a empresa é um bem social que, apesar de estar no nome deste, interfere na vida de diversas pessoas.

As funções administrativas e sua relação com o tempo

Ao falarmos de gestão de uma empresa, sua atribuição aos empreendedores pode ser dividida de maneira diferente. Esta parecerá uma linha do tempo, oferecendo diversos dados para aqueles que estão procurando por estas.

Cada período temporal impacta de forma diferente dentro da empresa. Ainda que somente 3 funções sejam utilizadas, estas possuem de grande relevância.

No caso do passado, o monitoramento inclui uma análise financeira aprofundada dos arquivos, assim como um relatório dispondo de todas estas informações.

No presente, o gestor financeiro deve voltar–se a gestão das tarefas básicas locais, onde, para aqueles que trabalham com o estado, o período mesmo só acaba por esse horário.

Nesta parte também é que os responsáveis pelo dinheiro da empresa estão totalmente livres para gastar o dinheiro conquistado da maneira que bem desejar, visto que o gasto partirá do lucro.

Por fim, o futuro trata das mesmas questões que o primeiro caso, mas este deve possuir de uma visão a frente do cenário atual. Você precisa vislumbrar um pouco do que pode ocorrer dentro do mercado, lhe dando o tempo necessário para que possa se preparar previamente para as tendências.

Funções administrativas fazem parte de nossas rotinas

Como conferimos no artigo, estas funções fazem parte da rotina de qualquer um que trabalhe em uma corporação. Principalmente para aqueles que mais estão próximos aparte executiva.

Muitas vezes, sequer pensamos que estas fazem tanta diferença dentro do nosso negócio. Mas, você consegue imaginar o caos que seria dentro de um escritório sem estas? Preferimos nem imaginar.

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