Fluxo de caixa para condomínio: o que é e como realizar

Fluxo de caixa é a movimentação de entradas e saídas de dinheiro em um período determinado. O registro do fluxo de caixa é importante e baseia toda organização financeira, pois dá uma visão do momento atual e futuro próximo do dinheiro disponível. Orçamentos familiares, empresas e até a administração de um condomínio podem usar essa ferramenta a seu favor!

Uma boa administração financeira é essencial para a manutenção e valorização de um condomínio. Para a correta gestão e uso dos recursos arrecadados, o empreendimento precisa fazer o controle do dinheiro que entra e sai da sua conta – mantendo um registro das movimentações financeiras do presente e as que devem ser feitas ou recebidas em um futuro próximo. Para auxiliar nisso, é possível usar conceitos do mundo das finanças como o fluxo de caixa.  

O que é fluxo de caixa

Chamamos de fluxo de caixa a movimentação de dinheiro em uma conta, caixa registradora, etc. O registro dessa movimentação é feito diariamente no mundo das empresas para gerir o dinheiro disponível, o dinheiro utilizado e o dinheiro que está previsto para entrar ou sair nos próximos dias. 

Imagine uma loja. Em um dia, ela lida com vendas (entrada de dinheiro) e compra de produtos (saída de dinheiro). Ao longo do mês, também é preciso pagar trabalhadores, gastos administrativos etc. Considere ainda que muitos clientes pagam suas compras no cartão de crédito, quantia que só cairá na conta da empresa algumas semanas depois. Toda essa movimentação compõe o fluxo de caixa do período e deve ser registrada para que a empresa controle quanto gasta e quanto recebe. 

Da mesma forma, um condomínio – que tem conta bancária e pagamentos a fazer e receber – também possui fluxo de caixa. As entradas são compostas pelos pagamentos das taxas efetuados pelos condôminos naquele mês. Já as saídas são diversas e incluem salário de funcionários, contas de água e luz, despesas de manutenção etc. O dinheiro “em caixa” será composto pela diferença entre o que entrou e saiu até o momento. 

Ao longo dos dias do período – normalmente os 30 dias de um mês -, a situação do “caixa” do condomínio vai mudando, aumentando ou diminuindo o valor disponível. Para organizar essa movimentação do período é preciso registrar o fluxo de caixa.   

Para que serve o fluxo de caixa em um condomínio

Organização, controle, transparência, precaução, previsão… o fluxo de caixa facilita que essas características aparecem na gestão de um condomínio. 

Com ele, o síndico tem uma visão global da situação financeira. Sabendo as contas que precisarão ser pagas e o dinheiro que deve entrar em breve, é possível olhar o saldo disponível e, com antecedência, saber se sobrará ou faltará dinheiro no caixa. Ou seja, essa visão global permite projetar ações futuras e dá respaldo para tomadas de decisão

Outra utilidade do fluxo de caixa é na hora da prestação de contas – obrigação prevista, inclusive, no Art.1.350 do Código Civil. O registro das entradas e saídas facilita a geração de relatórios, deixando mais transparente a gestão dos recursos para as pessoas que têm interesse no uso correto e eficaz do dinheiro, que é comum ao condomínio.    

Além disso, ao controlar entradas e saídas, a administração pode verificar se as despesas estão aumentando e se existem inadimplentes. Quando acompanhado frequentemente, o fluxo de caixa permite agir mais rápido nessas situações. Dessa forma, ao identificar uma taxa de condomínio que deveria ter entrado, mas que não foi paga, o síndico já pode sinalizar o inadimplente para entender e solucionar a questão imediatamente. 

Dicas para um fluxo de caixa eficaz em um condomínio

A complexidade e metodologias de organização e gerenciamento do fluxo de caixa em um condomínio irão variar de acordo com o tamanho do empreendimento, volume de entradas e saídas, existência ou não de empréstimos e rendimentos, etc. 

Hoje em dia, existem softwares que geram relatórios completos e facilitam o registro das movimentações, criando categorias de entradas e saídas e fazendo projeções futuras de curto, médio e longo prazo. 

Ainda assim, condomínios podem se beneficiar da boa e velha planilha se a aquisição e licenciamento de um software não é uma possibilidade no momento. O importante é ser rigoroso e registrar todas as atividades dentro da metodologia estabelecida, respeitando o período escolhido, fazendo ajustes no método quando necessário e, claro, analisando frequentemente as informações que o controle do fluxo de caixa fornece à administração condominial. 

É partir dessas informações que um síndico poderá identificar gargalos de recursos, inadimplência, cortes de gastos possíveis etc. Veja a seguir algumas dicas gerais que podem ser aplicadas em um condomínio que busca um fluxo de caixa eficiente. 

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1. Crie a metodologia de registro do fluxo de caixa

O primeiro passo para implementar o controle de fluxo de caixa é definir uma metodologia a ser seguida. Por exemplo, um condomínio pode subcategorizar as saídas de acordo com a característica do gasto.

Para isso, é interessante fazer uma análise das movimentações financeiras dos últimos meses, observando os tipos de despesa, sazonalidades (como gastos com manutenção preventiva, inspeções regulares, férias e 13º de funcionários), frequência de inadimplência etc. 

Isso serve para identificar as características da vida financeira do condomínio. A partir delas, é possível estabelecer uma metodologia adequada ao perfil do empreendimento. A análise também ajuda no planejamento das dívidas parceladas, situação do fundo de reserva etc. 

Depois dessa avaliação, crie a planilha ou personalize o software que será utilizado para o controle das movimentações financeiras. 

2. Determine um dia para fechamento do período

Ao definir a metodologia, também é importante estabelecer o período do fluxo de caixa. O mais comum, é adotar o mês comercial, pois, assim, fica mais fácil de sincronizar as contas a pagar com os valores a receber e os relatórios podem ajudar nas prestações de contas fiscais. 

3. Inclua eventos recorrentes no planejamento

Uma das vantagens do fluxo de caixa é a possibilidade de fazer projeções a curto, médio e longo prazo da situação financeira de um empreendimento. O mesmo pode acontecer com condomínios. É claro que a inadimplência é um fator determinante e que pode furar previsões orçamentárias. 

Entretanto, no quesito das saídas, é possível se programar para eventos recorrentes e sazonais. No planejamento anual do condomínio, por exemplo, a administração já sabe que deve constar as manutenções preventivas, checagem de instalações, manutenção de elevadores, obrigações trabalhistas como 13º e férias. 

Ainda que essas não sejam saídas mensais, o síndico sabe que eles acontecerão e, portanto, irão influenciar no dinheiro em caixa daquele período. Dessa forma, fica mais fácil de se prevenir e se organizar quando essas despesas são contabilizadas como saídas previstas no fluxo de caixa. 

4. Estabeleça dias para atualizar o fluxo de caixa

Também é importante estabelecer dias fixos para atualização das informações no fluxo de caixa. Por exemplo, a gestão pode definir que o registro deve ser atualizado semanalmente, quinzenalmente etc. Vale colocar avisos na agenda ou calendários digitais, incluindo a atividade como um item na lista de tarefas da administração do condomínio. Assim, evita-se o acúmulo e até a perda de informações. 

5. Analise os relatórios frequentemente

A eficácia do fluxo de caixa não depende apenas da metodologia e organização. A ferramenta não cumprirá sua função se as informações registradas e geradas nas tabelas e relatórios não forem analisadas. 

É com o estudo desses dados que será possível identificar furos no orçamento, gastos que precisam e podem ser cortados, economias que podem ser destinadas a reformas e melhorias etc. 

O importante é analisar o fluxo de caixa, pelo menos, uma vez por mês. Dessa forma, problemas e soluções são rapidamente percebidos. 

Também é preciso que esses relatórios sejam disponibilizados e analisados por todos os condôminos, afinal a gestão é feita para a coletividade e eles, portanto, devem ser os principais interessados em saber das movimentações financeiras.   

6. Faça ajustes no formato dos relatórios

Se, durante essas análises e divulgação dos relatórios, surgirem dúvidas quanto à clareza das informações, considere fazer ajustes na disposição dos dados. Vale a pena, de tempo em tempos, reavaliar a organização do controle do fluxo de caixa, detalhar melhor as saídas etc. 

O importante é que o fluxo de caixa não seja meramente um registro, mas uma ferramenta útil para a gestão na tomada de decisão, projeção e avaliação das atividades e situação financeira atual do condomínio. 

Conclusão

O fluxo de caixa é o registro das movimentações financeiras referentes a um período determinado. Em um condomínio, ele pode ser usado como uma ferramenta que facilita e otimiza a rotina administrativa, além de complementar eventuais assessorias contábeis. 

O fluxo de caixa pode ser útil para acompanhar as entradas dos pagamentos da taxa condominial, identificar inadimplentes, controlar e cortar gastos, divulgar dados de forma mais organizada e transparente, planejar reformas futuras etc. 

Existem casos em que o fluxo de caixa apresentará um saldo negativo. As dívidas, então, podem acumular ou uma emergência pode agravar a situação. Nesses momentos, o condomínio pode contar com um empréstimo e contornar a situação sem precisar enfrentar burocracias demoradas.

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