Como realizar um inventário de estoque: guia completo com 6 passos!

O estoque é um dos pilares fundamentais de qualquer operação empresarial. Ele garante que os pedidos sejam atendidos de maneira eficiente e pontual, além de ser crucial para avaliar o desempenho financeiro e operacional da empresa.

Dentro desse contexto, um inventário de estoque eficaz permite que uma empresa tenha uma visão clara dos produtos disponíveis, identifique itens em falta e saiba quando é hora de pagar os fornecedores, tudo isso contribuindo para atender as necessidades dos clientes de forma satisfatória.

Neste guia completo, apresentaremos um passo a passo detalhado com seis etapas práticas que você pode seguir para realizar um controle de forma organizada. Boa leitura!

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é o processo de contagem, registro e monitoramento de todos os itens ou produtos que uma empresa possui em seu armazém, loja ou qualquer outro local de armazenamento.

Esse procedimento é essencial para garantir que a empresa tenha controle sobre o que está disponível para venda ou uso, evitando falhas no abastecimento, acúmulo excessivo de produtos ou até, em casos mais graves, a inadimplência. Mas, afinal, quais são as informações que precisam estar em um inventário de estoque? Confira as principais a seguir:

• Quantidade de cada item;
• Descrição detalhada de cada produto;
• Valor de cada item disponível;
• Data de validade dos produtos;
• Informações sobre o fornecedor ou fabricante do produto;
• Data de entrada e saída de cada item comprado ou vendido.

Qual é o objetivo de um inventário de estoque?

O objetivo principal do inventário de estoque é fornecer uma visão precisa e atualizada da quantidade e condição dos produtos. Isso permite que a empresa tome decisões informadas sobre compras, vendas, reposição de produtos e controle financeiro.

Como fazer um inventário de estoque?

Para realizar um inventário de estoque de forma eficaz, é essencial seguir um passo a passo que garanta precisão e organização. Aqui está um guia detalhado sobre como proceder:

1. Defina uma data para o inventário

Escolha uma data estratégica para realizar o inventário, preferencialmente em períodos de baixa movimentação de vendas. Isso minimiza interrupções nas operações diárias e permite tempo suficiente para a contagem precisa de todos os itens no estoque.

2. Organize os produtos do estoque

Antes de iniciar a contagem, organize os produtos por categoria, grupo ou tipo. Isso facilita a localização e a contagem, além de garantir que nenhum item seja esquecido. A boa organização agiliza o processo e reduz a chance de erros.

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3. Faça uma identificação para cada produto

Identifique cada item com códigos únicos ou etiquetas, como códigos de barras ou QR codes. Isso facilita a contagem e evita confusão durante o inventário. A identificação também ajuda a rastrear os itens, facilitando o controle e a reposição do estoque.

4. Registre as informações

Durante a contagem, registre as quantidades, descrições e códigos de cada item no sistema de inventário ou em uma planilha. Manter registros precisos é crucial para o controle financeiro e logístico. Certifique-se de atualizar todos os dados em tempo real para evitar erros.

5. Analise possível divergências

Compare as quantidades contadas com os registros do sistema. Se houver discrepâncias, investigue as causas, como perdas, erros de contagem ou falhas no registro de entradas e saídas. Resolver essas diferenças é fundamental para manter a acuracidade do estoque.

6. Implemente inventários rotativos

Em vez de realizar apenas um inventário geral anual, considere implementar inventários rotativos. Esse método envolve contagens regulares de diferentes partes do estoque, garantindo um controle mais contínuo e minimizando despesas no dia a dia da empresa.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Existem diferentes tipos de inventário de estoque, cada um voltado para necessidades específicas do negócio. Esses tipos podem variar, desde a necessidade de reabastecer o estoque com novos produtos até a garantia de um controle atualizado, evitando a falta de itens disponíveis. Confira a seguir:

Inventário anual

Realizado anualmente, geralmente no final do ano fiscal, esse inventário permite comparar os resultados obtidos com os registros contábeis e avaliar o desempenho da empresa ao longo do ano.

Inventário periódico

Executado em intervalos regulares, como trimestral ou semestralmente. A frequência é determinada pelas necessidades da empresa e envolve a contagem total do estoque.

Inventário rotativo

Realizado em ciclos regulares, como semanal ou mensalmente. Permite que uma parte do estoque seja verificada a cada ciclo, ajudando a manter o controle atualizado sem interromper as operações.

Inventário de reabastecimento

Esse tipo de inventário é focado apenas nas mercadorias que precisam ser reabastecidas. Não se trata de uma contagem completa, mas de monitoramento contínuo das quantidades mínimas necessárias para que a reposição aconteça.

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Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque é essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio. Ele permite um controle preciso sobre os produtos, garantindo que a empresa possa atender às demandas dos clientes sem enfrentar problemas como falta ou excesso de mercadorias. Conheça outros detalhes que o fazem importante:

• Controle financeiro: o inventário de estoque ajuda a monitorar o valor do estoque, que é um ativo importante para a empresa. A gestão eficiente do estoque contribui para a precisão nos balanços financeiros e nas análises de lucro e perda;
• Prevenção de perdas: manter o inventário atualizado ajuda a identificar e reduzir perdas, como quebras, furtos ou produtos vencidos. Com um inventário preciso, é possível agir rapidamente para corrigir problemas e evitar prejuízos;
• Tomada de decisões estratégicas: um inventário bem gerido fornece dados valiosos para a tomada de decisões, como a necessidade de reabastecimento, estratégias de vendas e promoções;
• Comprimento de regulações: para empresas que operam em setores regulamentados, o inventário de estoque ajuda a garantir o cumprimento das leis e normas fiscais, evitando multas e problemas legais.

Ao adotar um inventário de estoque bem organizado e eficaz, sua empresa estará mais preparada para otimizar seus processos, reduzir custos, evitar perdas e melhorar o atendimento ao cliente. Continue no blog do Sicredi e conheça muitas outras dicas que podem ser do seu interesse, como esta: 5 dicas para superar crises em um MEI. Confira!