Portaria remota: o que é e como funciona

Portaria remota substitui a presença física de um porteiro, pois vigia e controla o acesso ao condomínio de forma automatizada e a distância. A empresa prestadora do serviço realiza todas as etapas de identificação e liberação de entrada e saída desde uma central de monitoramento, que cuida 24 horas do fluxo no local.    

Portaria remota é um serviço cada vez mais procurado, já que o acesso e monitoramento automatizado das entradas e saídas facilitam a gestão condominial. Além disso, o serviço pode trazer mais segurança por manter o local vigiado durante todo o dia. Ela acaba sendo uma vantagem principalmente para condomínios que precisam contar com escalas de pessoal para garantir 24 horas de cobertura na portaria.

O que é portaria remota?

Pense nos serviços de atendimento de um porteiro. Agora, imagine ele fazendo essas atividades a distância, desde um escritório e sem a necessidade de estar na portaria do condomínio. Como dentro da portaria não há nenhum funcionário, o visitante vai conversar com alguém no escritório ao interfonar. Ou seja, a comunicação é feita com alguém que está distante, remoto. Esse é o conceito de uma portaria remota. 

Ela faz o controle de entrada e saída a distância através de um sistema de monitoramento, automatizando as atividades previstas para um porteiro presencial.    

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Como funciona a portaria remota em condomínios?

Por meio de câmeras e interfones desse sistema de monitoramento, a central consegue identificar e fazer a gestão das solicitações de entrada no condomínio. Quando o visitante chega na portaria e toca o interfone, a ligação vai direto para o atendente da central. A empresa faz a identificação e permite a entrada se o morador já tiver enviado uma mensagem para a central antecipando a liberação. Caso contrário, o morador é acionado por interfone ou pelo próprio celular através de mensagens ou aplicativos do sistema de portaria. 

A entrada dos moradores também é totalmente automatizada. Entre as opções oferecidas pelo mercado estão interfones com senhas individuais, biometria, tags, cartões de acesso eletrônicos etc. 

Algumas dúvidas

Veja as resposta para algumas das principais dúvidas na hora de decidir por uma portaria remota.

• E se acabar a energia? O condomínio deve contar com geradores para manter o funcionamento da portaria em casos de queda de luz. Além de procedimentos de segurança para desativar o sistema em necessidade de abertura dos portões.
• E a entrega de encomendas? A central pode ser orientada para que as encomendas sejam direcionadas ao zelador. Caso isso não seja possível, elas só poderão ser recebidas pelos moradores.
• E pedidos de delivery? A central de atendimento irá adotar as normas do condomínio. Normalmente, os moradores são avisados e descem para receber o pedido.
• E se o leitor não identificar o morador? O morador pode acionar a central pelo interfone caso a senha, tag ou cartão não funcionem. 
• Como a central se comunica com o morador? Quase sempre, por interfone, mas a maioria das empresas já oferece contato por celular. Algumas, inclusive, disponibilizam aplicativos exclusivos para o condomínio. 

Portaria remota é mais barata?

A gestão condominial precisa contratar uma empresa especializada no serviço. Apesar das características gerais da portaria se manterem, algumas empresas operam com sistemas e equipamentos diferentes para montagem do serviço.

No geral para montar uma portaria remota são utilizados equipamentos como câmeras, interfones, conexão de internet ou sistemas de telefonia, geradores ou nobreaks etc. 

Pesquisa e fique atento às condições e ofertas das empresas. Em alguns casos, paga-se pela instalação e parte dos aparelhos, mas o contratante não fica com os equipamentos caso encerre a prestação de serviços. Após quitar o valor dos aparelhos, o condomínio segue pagando mensalmente pelo serviço da portaria em si (liberação, monitoramento etc). No geral, esse valor corresponde a 40% dos gastos com porteiros.

Em outros contratos, o preço dos equipamentos já está embutido nas mensalidades, variando de acordo com o número de unidades condominiais. Para um condomínio de 20 unidades, por exemplo, a mensalidade fica em torno de R$ 4.500 a R$ 7.000. 

Essas são estimativas gerais, pois os custos variam bastante de cidade para cidade e de contrato para contrato. Em seus orçamentos, as empresas consideram as características físicas do condomínio e número de câmeras a serem instaladas por exemplo. 

É bem provável que os investimentos iniciais com equipamentos e questões trabalhistas ocasionadas pelas demissões dos porteiros pesem no orçamento. Após esses gastos, acontece uma redução na taxa condominial segundo a Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança (Abese). Isso porque, a taxa mensal do serviço de monitoramento custa de 30% a 40% dos gastos com salários e encargos trabalhistas gerados pela portaria tradicional. 

Meu condomínio vai se adaptar?

A portaria remota pode sim ser uma opção mais barata, mas a mudança também deve considerar o porte do condomínio e o perfil dos seus condôminos. Afinal, uma mudança não deve levar em conta apenas as vantagens orçamentárias, mas também as alterações que trará na convivência. 

Por isso, a decisão de contratação deve ser muito bem avaliada junto ao perfil dos condôminos e vantagens financeiras a longo prazo, sendo colocada em discussão e votação durante as assembléias. 

Em relação ao tamanho do condomínio, recomenda-se que a portaria remota seja utilizada por empreendimentos com até 50 unidades. Nesse tipo de local, ela pode ser uma vantagem financeira, já que os custos com funcionários ficariam altos pelo baixo número de condôminos para assumirem o rateio. 

O perfil dos condôminos também é fundamental na decisão. A portaria remota requer uma adaptação ao sistema e às tecnologias. Além disso, para evitar furos na segurança, os moradores também precisam colaborar com o cumprimento das regras da portaria. 

Se eles já possuem uma relação mais longa com seus porteiros e estão acostumados a serem auxiliados por eles em suas rotinas, é bom avaliar se as vantagens financeiras serão atrativas de fato. Muitos condomínios acabam preferindo um fator humano, especialmente entre condôminos mais tradicionais.   

É importante que o síndico e a assembleia façam questionamentos como: os moradores vão se adaptar à tecnologia? O fator humano é um diferencial na rotina e convívio do local? Cada condômino vai assumir suas responsabilidades e contribuir proativamente para o cumprimento das novas regras de monitoramento?

Vantagens e desvantagens da portaria remota

Durante a pesquisa e as assembleias, é importante que o síndico levante e aponte aos condôminos alguns pontos vantajosos e desvantajosos da implementação da portaria remota. É bom atentar-se também para o fato de que alguns fatores que, a princípio, podem parecer vantajosos, se tornam desvantajosos ao longo do tempo dependendo do perfil dos condôminos. Um exemplo é a automatização, que exige adaptação à tecnologia. 

Vantagens da portaria remota

• Automatização do condomínio;
• Monitoramento 24 horas;
• Redução da taxa condominial;
• Evita encargos e ações trabalhistas, além de possíveis exposições de riscos ao porteiro;
• Se a central faz contato por celular, o morador pode liberar a entrada do visitante sem, necessariamente, estar em casa; 
• Backup dos registros e imagens de segurança;
• Elimina maiores desgastes de gestão de recursos humanos por parte do síndico.

  Desvantagens da portaria remota

• Dificuldade de adaptação à tecnologia por parte dos condôminos;
• Síndico precisará assessorar e tirar dúvidas dos condôminos depois da implementação;
• Eliminação do fator humano na rotina do condomínio;
• Recebimento de encomendas pode ficar prejudicado;
• Condomínio pode ficar vulnerável a falhas tecnológicas e quedas de conexão ou energia;
• Sistema exige autonomia do condômino e soluções com acessibilidade.   

Portaria remota pode ser uma alternativa

Através de uma central que fica fora do condomínio, a portaria remota faz o monitoramento e o controle do fluxo de entrada e saída a distância. A decisão de implementá-la deve ser muito bem avaliada em assembleia, considerando o porte do condomínio e o perfil de seus condôminos. 

Essa foi solução escolhida, mas seu condomínio não incluiu essa despesa na previsão orçamentária anual? Fique tranquilo. É possível recorrer a um empréstimo e não deixar de desfrutar das vantagens da portaria remota!

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